Comment gérer son temps efficacement

Comment bien gérer son temps pour atteindre ses objectifs professionnels, quand on est une femme de carrière ?

On court toujours après le temps ! Être une femme active tout en ayant une vie épanouie n’est pas facile, mais pas impossible ! L'organisation personnelle détermine notre capacité d’atteindre notre objectif professionnel. La vie personnelle et la vie professionnelle sont interdépendantes, la gestion de temps permet à une femme active de trouver un véritable équilibre de vie. Bien gérer son temps permet également d’atteindre facilement ses objectifs professionnels à long terme. Chacune a les mêmes 24 heures, mais chacune a sa manière d’utiliser le temps. Certaines personnes arrivent à être plus productives tandis que d’autres exploitent moins leur temps et se sentent même dépassées et complètement épuisées. La productivité pour atteindre ses objectifs professionnels réside dans une bonne gestion de temps. Quand on est une femme active qui doit penser en même temps à sa vie professionnelle et à sa vie personnelle, comment gérer son temps pour atteindre les objectifs professionnels qu’on s’est fixés ?

Voici 14 points à prendre en compte pour gérer son temps en vue d’obtenir une satisfaction professionnelle.

1. La routine matinale, gage d’une meilleure productivité

Une routine matinale influence le déroulement de la journée. La façon de commencer la journée semble avoir un impact sur la manière dont celle-ci se déroulera. Être pressée et débordée dès le début de la journée, c’est de passer le reste de la journée de la même manière. Pour éviter le débordement, il est judicieux de faire preuve de détermination. Ainsi, on n’avance pas mieux en commençant la journée immédiatement avec ses tâches professionnelles. Déjà, il faut prendre du temps pour soi-même. La routine matinale devrait commencer avec le calme, l’énergie positive et la détermination de faire quelque chose de mieux de sa journée. Une femme de carrière devra prendre du temps pour elle et sa famille chaque matin malgré un emploi de temps chargé.

2. Définir ses objectifs sur le long terme

Définir ses objectifs est la première chose à faire dans la gestion de temps professionnel. Il faut déterminer une ligne conductrice pour booster la qualité du travail et l’efficacité tout au long de la journée. Sans une ligne directrice, on a cette impression d’être complètement vidée à la fin de la journée avec un sentiment de n’avoir rien accompli. Les perturbations et la distraction ne contribuent nullement à l'atteinte de ses objectifs. Il est important de définir ses priorités pour les tâches qui contribuent réellement à atteindre ses objectifs. Cela permet de mieux se concentrer sur des tâches plus importantes et de déléguer à d'autres personnes celles qui en sont moins.

3. Définir ses objectifs les plus importants de la journée

Chaque jour est une étape dans l’atteinte des objectifs à long terme. Chacun doit savoir ce qui compte vraiment et revoir toute son organisation en fonction, de manière à mieux gérer son temps. Sans qu’on y prête réellement attention, on perd énormément de temps en réalisant de petites tâches inutiles ou accessoires dans l’atteinte de ses objectifs.

4. Planifier ses tâches

La planification des tâches est une étape importante dans la gestion de temps pour pouvoir concentrer son énergie et son attention sur les tâches les plus importantes. Il se peut que la planification des tâches professionnelles prenne du temps, mais ce n’est jamais un temps perdu. En fait, le temps nécessaire pour planifier son travail permet de gagner du temps par la suite. Il convient de planifier sa journée la veille en tenant compte des objectifs généraux à atteindre. Cette préparation permet de se réveiller sereinement le matin en ayant en tête les objectifs principaux et les sous objectifs. Pour préparer plus efficacement sa journée, le mieux est de noter son plan d’action du lendemain avec la liste des tâches à réaliser.

5. Prioriser ses tâches

Savoir diviser ses objectifs en tâches permet d’évaluer le temps nécessaire pour les accomplir. La priorisation des tâches implique de faire une liste selon leur ordre d’importance. Les tâches importantes sont urgentes et devront être réalisées en priorité tandis que celles non urgentes seront planifiées pour être traitées ultérieurement. Les tâches peu importantes sont donc moins urgentes et seront réalisées plus tard. Les tâches considérées comme moins importantes, mais urgentes, doivent être déléguées. Des plus importantes aux moins importantes, les tâches seront réalisées et contrôlées régulièrement pour se rendre compte de l’avancée des objectifs.

6. Déléguer efficacement les tâches moins importantes, mais urgentes

La persistance à vouloir tout faire tue l'efficacité. Il est parfois préférable de déléguer efficacement les tâches. Pas assez de temps pour exécuter des tâches, d’autres priorités à réaliser, plusieurs projets en attente ? Il y a plusieurs raisons qui nous amènent à déléguer ses tâches. La délégation consiste à charger quelqu’un d’une certaine fonction ou de certaines tâches. Il faut s’assurer que la personne à qui on a délégué les tâches est apte à les réaliser dans le temps avec les forces et les compétences nécessaires.

7. Mettre des échéances à ses objectifs

La procrastination anéantit la réalisation des objectifs. Il est important de bien gérer son temps pour éviter de tout remettre à plus tard. Il convient de préparer et de réaliser le travail en réduisant au mieux les délais d'exécution. La gestion de temps joue un rôle important dans la planification et l’accomplissement des tâches. Savoir poser des échéances réalistes est la meilleure façon de garantir la productivité. Réussir à faire ce qui est prévu dans les temps booste la motivation et permet efficacement d’évaluer l’avancement de son projet.

8. Réaliser les tâches suivant le rythme biologique

La productivité de chacune peut varier selon les moments de la journée. En effet, certaines sont plus performantes le matin, d’autres le sont l’après-midi. Il est donc important de réaliser les tâches les plus difficiles et éprouvantes quand on est la plus productive de la journée. Pour les tâches plus faciles, il est judicieux de les reporter aux moments où on se sent en baisse d’énergie.

9. Faire des pauses

L’exécution des tâches est relative à la productivité et la satisfaction professionnelle. Passer les heures à réaliser les tâches ne permet pas de mieux avancer pour autant. Multiplier les tâches sans faire de pause vide les batteries beaucoup plus vite. En effet, il faut s’accorder des moments de repos et faire des pauses. Les temps de pauses sont indissociables à la gestion de temps. Cela permet de décompresser avant de se remettre au travail. La concentration ne pourra que s’améliorer après un bon moment de pause. Une méthode qui a fait ses preuves dans la technique de management professionnelle est la « Tomato timer » ou la méthode de la tomate. Cela consiste à travailler par cycles de 25 minutes et à s’accorder une pause de 5 minutes. A terme des 3 cycles, une pause de 15 minutes est nécessaire pour vraiment se déconnecter du travail.

10. Alterner les tâches

Quand on est amené à réaliser plusieurs types de tâches, il est aussi judicieux d’alterner les tâches les plus énergivores avec les moins énergivores pour les alléger. De cette manière, on pourra rester concentrer et garder la motivation pendant toute leur réalisation.

11. Ménager sa tête

Mettre de l’ordre dans sa tête permet de développer des idées claires. Cela permet de mieux se concentrer sur ce qu’on est amené à faire sans perdre de temps. Un moyen rapide est de toujours avoir près de soi un carnet de notes dans lequel vous écrivez tout ce qui vous passe par la tête mais qui ne concerne pas le travail en cours. À la fin de la journée, vous pourrez prendre le temps de faire le tri et garder ce qui est pertinent et l’inclure dans votre horaire des jours suivants. L’important est ne pas s’embrouiller l’esprit avec trop de choses importantes en même temps ou avec des informations futiles.

12. Prévoir les imprévus

Les imprévus font inévitablement partie de la gestion de temps. Il est donc important de les inclure dans son emploi du temps afin de mieux les gérer et de s’assurer que les différentes étapes de ses objectifs généraux soient réalisées dans les temps. Ainsi, il faut éviter de faire un horaire trop chargé car si un imprévu survient, vous serez prise au dépourvu. Par exemple, bien que l’horaire de travail se termine à 16h, vous pouvez prévoir des tâches jusqu’à 15h30. Dans le meilleur des cas, vous finirez votre journée plus tôt ou vous en profiterez pour vous avancer dans un projet prévu pour le lendemain.

13. Rentabiliser les temps perdus

Gérer son temps implique de prendre en compte le temps nécessaire pour se rendre au bureau. Beaucoup de personnes passent des heures de trajet chaque jour pour aller travailler le matin et rentrer le soir. Deux heures de trajet journalier représentent tout de même 40 heures de perdues par mois. Il est donc nécessaire d’utiliser ces heures perdues de manière plus productive. On peut ainsi faire des activités pendant ses trajets : se relaxer, améliorer ses compétences, etc. Écouter de la musique, des livres audios ou lire son magazine préféré permet de se détendre et booster sa motivation pour bien débuter la journée. Cela permet également de se relaxer durant le trajet de retour après une journée bien chargée. Les femmes de carrière peuvent en profiter pour améliorer leurs compétences pendant ce temps «perdu» sur le trajet aller-retour du travail.

14. Vérifier le fonctionnement de sa gestion de temps

Dans la vie professionnelle autant que dans la vie personnelle, gérer son temps implique des mises en pratique, des contrôles réguliers et des réajustements pour que leur fonctionnement soit optimal au quotidien. La vérification régulière de l'organisation personnelle est nécessaire. Parfois la gestion de temps ne marche pas comme espérer, sans doute à cause d’un excès d’optimisme sur le temps estimé dans la réalisation des tâches, trop de temps perdu, baisse de concentration ou mauvaise délégation. Autant de problèmes qui pourraient éloigner les objectifs, mais la gestion de temps peut toujours être ajustés à son train de vie. La méthode fonctionne déjà, il suffit de la réajuster à sa vie et le temps n’en sera que mieux géré entre vie personnelle et performance professionnelle.

En somme, il faut retenir que ton temps est précieux et que le gérer t'assure du succès dans ta vie professionnelle ainsi que la sérénité dans ta vie personnelle. Alors, prend de bonnes habitudes afin de profiter au maximum de ta vie!

Et si tu as besoin d'aide pour te décharger de certaines tâches, tiens compte du point #6 et contacte-moi!